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外贸客户拖欠尾款怎么办(先礼后兵外贸催款经验)

[日期:2023-11-07]   来源:  作者:   阅读: 0[字体: ]

外贸催款

  俗话说,欠钱的是大爷,一点也不假。对于跨国催款,难度更加大。

  外贸订单成交之后,你比较头疼的事情是什么?是交货期要延误?还是发货后质量有问题客户要求索赔?

  这两种常见的情况,都不是我会头疼的事情,因为基本上能提前规避或者顺利解决,真正让我脑壳疼的是客户拖延尾款。

  俗话说,欠钱的是大爷,一点也不假。对于跨国催款,难度更加大。

  因为大部分催款都是靠着邮件、电话、信息,没有面对面催款那么直接和急迫。又因为彼此之间文化背景不同、思维方式有差异,还得注意催款的方式和措辞,一个不小心,就因为大家对文字上面的理解有歧义,或者感受到说话双方不同的感情色彩,进一步激化问题,造成更大的矛盾。

外贸催款

  所以,催款,真的不是简单的催款,大家都要提前有对应的策略和行动步骤。等到催款的时候,也要根据沟通过程中的具体情况,做出对应调整。

  我的做法:先礼后兵

  提笔之前,刚和我的客户Felix敲定2023年的采购订单。

  前几年,我对这个客户的感觉是矛盾的。有喜爱,亦有头疼,因为他在付款上面总是拖拉,以至于合作的初期,每次他说要下单,我都没有太大的欣喜,甚至有些抗拒,因为催款让我“心太累”。

  第一个订单合作的时候,付款方式是发货前付清余款,一切都非常顺利。所以第二个订单开始,他提出修改付款方式,我也接受了,毕竟“30%预付,70%见提单复印件付款”,这也是常见的付款方式。

  第二个、第三个订单也非常顺利。直到第四个订单,尾款一直拖着没付,催款从三天一次,慢慢地改为一周一次,当然,还是没有付款,回应我的始终是一句话——We will arrange it soon.

  最终,在货物到港一周后,他付款了,那时候我以为他事出有因,付了就好,以后的订单应该还是会按照合同约定的付款方式。

  结果,从那以后,他每个订单都这么拖延,而我也要一直催。到最后的最后,货物到港,临近免堆期结束,他又都会付款。至此,我明白了,他是要把付款改为对他来说最友好的方式。

  合作多年了,我也渐渐地默认了他这种做法。

  其实,我每一个订单的SOP都做得很好,货物装柜以后,我就开始发正式的通知邮件:

  We loaded PO NO. R2201 to containers on 1st July,2022. Please check following details:

  1st container:

  Container No.: CAIU 9377743

  Seal No.: CN0251585

  Load quantity: 120 rolls

  2nd container

  ...

  3rd container

  ...

  Attached photos for your reference.

  Best regards,

  Rita

  收到提单复印件后,就开始进入收款环节,一步步往下走,基本上客户都能按照约定付款,但是也有一些客户会一直拖着。

  我的催款态度一直很温和,先礼后兵是我一直以来的做法。有时候容忍度比较高是一件好事情,因为你会为每一件事留足够的回旋余地。

  毕竟,我们是和客户做生意,催款的目的是要收到货款,顺利完成订单,争取下次继续合作,而不是催着催着不耐烦了,开始言辞犀利,感觉非要给自己出口气,结果就是自己爽了,但不一定能顺利解决问题。

  就像一对新婚夫妻需要磨合一样,我和Felix的合作也经过了几年的磨合,虽然从一开始在付款上面有诸多催促和等待,但是现在,我们的合作比较稳定,他一直都把订单下给我,数量也在逐渐增加。

  我每次给客户们涨价,都会提前准备一堆涨价理由。但是对Felix,这些理由几乎都没用上,他说跟我合作的状态是很“舒适”的,他不需要操心任何问题。在疫情期间,海运费疯涨的时候,大部分客户都搁置订单,他还在继续给我下单,要求按时出货,最后也顺利付款。

  Lisa的判断:给予信任

  前段时间,我的朋友Lisa跟我聊起了她的一个客户。

  这是她自主开发的第一个客户,目前也做了好几年了。客户每年都会返单4、5次,因为是订制品,付款方式一直都是发货前付清货款,前面几年的订单一直很顺利。但是去年的一个订单开始,客户出现付款拖延,甚至还要求她先出货,货款以后慢慢付给她。

  当时她很犹豫,跑来问我如果换作是我,会把货先发出去吗?如果拒绝客户的请求,怕会得罪了客户,以后再难合作了。但是订单又是定制品,如果客户弃货,转卖给其他客户的可能性很小。

  当时我问了她几个问题:

  合作了几年的客户,在接触过程中,你觉得TA是一个什么样的人?

  如果货发了,尾款收不到,这个金钱损失是在你的承受范围之内吗?

  这个客户的订单,对你来说很重要吗?

  她想了一会,回答我:

  客户是一个做事认真负责又通情达理的人,前几年的合作一直很顺利,有时候交货期延误,对方也表示理解,对于付款方式也没有任何异议。

  对于SOHO来说,虽然每一分钱都是很重要的,但是,这个订单的尾款金额也还在承受范围内。

  这个客户的订单金额不是很大,每年返单的次数也不是很多,但好在利润还不错,合作多次也没有出现任何问题。最重要的是,一直都是发货前付清尾款,是一个非常优质的客户。

  综上所述,如果我是她,我会先给客户出货,但是表明仅此一次,特殊情况特殊处理,以后的订单还是以合同为准。而且需要约定出货以后,余款的支付时间,如果客户一次性付清有困难,可以分批付款。

  至于客户经过这次以后,会不会要求重新沟通更利于她的付款方式,那是以后的事情。

  这是我的处理方式,仅供她参考,最终决定肯定是自己做。最后她选择了先给客户发货,她和客户商量之后,客户同意货款分批支付,并且敲定了付款计划表。

  后来,客户告诉她,因为那个时候公司的资金出现了问题,连支付几千美金都比较困难,好在她的供应商们都比较理解和信任她,同意先发货,再慢慢分批支付尾款,才使得她的生意正常运转起来。

  Lisa说她做了一个正确的决定,这也让客户更加信任她,客户的订单数量今年增加了不少,而且对方也没有提出更改付款方式。

  David的困局:客户发火

  又想起了另外一个朋友,也遇到了类似的问题,但是他的情况和Lisa的情况不一样,我的看法也不同。

  David告诉我,他和客户之间已经因为催尾款的问题来回发了几次邮件后,闹得有些不愉快。这个客户的订单是分批发货,他给客户的付款方式是见提单复印件一周后付尾款。

  在首批已出货订单的付款日前3天,他发邮件给客户,通知他具体哪天需要付款,尾款金额是多少,希望客户能安排。客户回复:已通知财务安排

  但是,过了付款日,David依旧没有收到汇款通知。逾期一周后,David再发邮件催款,客户说会尽快安排的。之后一直没有收到尾款,于是他给客户WhatsApp发消息,对方每次都是已读不回。

  最后没办法了,他打电话过去,客户直接不耐烦地说等船到港了再付款。

  这个时候,客户发邮件要求第二批货物按照原本规定的日期发货,David要求第一批货尾款结清,再发第二批,否则,剩下的货就先不发了。因此客户恼火了,说David冒犯了他,是在威胁他,不相信他,彼此合作居然没有一点信任。

  David说这是他和客户的第二次合作,第一个订单付款还算准时,但是这一次就拖延了。更要命的是,这个订单的第二批货已经按照原本的出货计划订好舱了,如果不能按时装柜出货,可能面临高额退舱费!

  他说受不了每次沟通的时候,客户总是一副高高在上、趾高气扬的样子,相互之间没有任何的尊重和平等。他还是坚持要求客户付清余款再发第二批货,但是沟通起来比较困难,也很不顺利,所以不确定这样做是不是太固执了。他问如果是我遇到这种情况,会怎么处理。

  这个事情发生的时候,是在特殊时期,就是国外疫情比较严重的时候。怎么能顺利解决,确实很难预判,同时订单金额超过10万美金,风险不小。

  同样地,我也是跟他一起把整个情况整理一遍,权衡一下这个事情最差的结果。处理事情总是从上策到中策,最后实在不行才是下下策,根据这样的思路再有针对性地去沟通。

  这个事情分为两种最差的情况:

  一种情况是先把第二批按照合同约定发货,那么有可能会收不到两批货的尾款,钱货两空;

  第二种情况是坚持让客户先履行完第一批货物的付款责任,再发第二批货。这么做可能得罪客户,对方甚至不要第二批货了。但是损失的是第一批货物的一部分货款,因为整个合同已支付一部分定金,第二批货物还在自己手里。

  相比之下,第二种更可取。

  同时我也看了他们之间往来的沟通情况,David的措辞确实有些不适合,客户看到的邮件会感觉被“威胁”了,这是他需要改进的。有时候读书面文字,会代入阅读人当时的情绪,产生误解,所以最好还是在电话里好好沟通,效率上也会高一些。

  比如可以跟客户说明一下,如果不付尾款,工厂这边也不会答应出第二批货物。而且更重要的是,现在订舱如此紧张,如果贸然退舱,下一次不知道什么时候能订到,会耽误客户收货。希望客户能想想办法,先支付尾款,让第二批货物能装柜出运。

  因为客户的态度不是很好,所以在整个沟通过程中要有理有据,阐述问题的时候要从为对方考虑的角度出发。

  最终,在David的努力和坚持下,客户付了尾款,第二批货也按照约定时间顺利出货。

  对于很多人来说,老客户好像信任度很高。但是,老客户也会有各种问题出现,甚至还会有很多不可抗拒的突发状况,比如突发的战争、暴乱、经济危机、外汇储备不足等等。

  也许,老客户是好的,但是他在很多突发事件面前,也是弱小无助的,所以还是要根据具体情况来做判断,不能想当然,遇到钱的事情,绝对不能马虎。

  回想起毕业刚入行的时候,我催款的方式也很不妥,想什么说什么,不适合的“金句”频出,比如我说过:

  For you, it is not the big amount…(对你来说没几个钱)

  Otherwise, I have to pay for your order to our company with my own money…(为了你的订单,我得自掏腰包)

  ……

  现在回想起来,还是很幼稚却很有意思,谁还不是从青涩到成熟,从生疏到游刃有余?

  我们做业务,遇到每一个问题,不能以简单的“是”或者“否”来处理。对于我来说,遇到了订单不顺利的情况,我会先把自己能接受的最差的结果想好,然后再开始一步步和客户沟通试探,争取能以更好的方式去解决问题。

  最后,希望每个外贸人的订单都能顺利完成,天下无“催”!

外贸催款

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