一、出口退（免）税登记
出口企业退（免）税登记是整个出口退（免）税管理的首要环节，是退税机关受理企业出口货物退（免）税的必要条件。
出口企业办理退（免）税登记时应附送如下资料：
商务部、原对外贸易经济合作部及其授权单位批准其进出口经营权的批件；
工商行政管理机关核发的企业法人营业执照（副本）或工商营业执照；
国家技术监督局核发的组织机构代码证；
主管征税的国家税务机关核发的税务登记证（副本）；
增值税一般纳税人申请认定审批表（一般纳税人出口企业用）；
海关核发的自理报关单位注册登记证明书；
出口企业的银行开户许可证；
招标单位所在地国家税务局签发的中标证明通知书（无进出口经营权的中标企业用）；
商务部（或原对外贸易经济合作部）批准使用中国政府优惠贷款和合资合作项目基金援出口的批文（援外出口企业用）；
主管退税机关要求提供的其他证件、资料。
二、从“中国电子口岸”提交数据
出口货物报关出口后，出口企业应及时登录“口岸电子执法系统”出口退税子系统，核查并准确地确认和提交出口货物报关单“证明联”电子数据。以及外汇子系统，提交核销信息。
三、增值税发×票认证
根据国家税务总局文件规定，出口企业(指增值税一般纳税人)自2003年8月1日起（以开票日期为准）取得的用于办理出口退税的增值税防伪税控系统开具的增值税专用发×票抵扣联，必须自该发*票开具之日起90日内到主管其征税机关认证，未经过认证或认证未通过的一律不予办理出口退税。因此，出口企业每月需将增值税专用发*票（抵扣联）向其主管征税机关进行认证，同时取得认证发*票信息。
----但是外贸企业的认证期是30天
四、收集出口退税需要的凭证
从事一般贸易及进料加工贸易的外贸企业向其主管退税机关或部门申请办理出口退税，必须提供以下凭证资料：
1、增值税专用发8票（抵扣联）、通发8票或其他凭证。
2、“税收（出口货物专用）缴款书”或“出口货物完税分割单”（以下称“分割单”）。申请退消费税的企业，还应提供消费税专用缴款书。
3、加盖海关验讫章的《出口货物报关单（出口退税）》。
4、经外汇管理部门签章的出口收汇核销单（出口退税专用）或有关部门出具的中远期收汇证明；
5、税务机关要求提供的其他资料。
五、按关联号配单
配单是出口企业在将申报出口退税的原始凭证收集齐全之后，将这些凭证按照其业务发生的真实情况，进行进货凭证与出口申报凭证的关联对应。
关联号是配单的数字规则，是进货业务与出口业务的唯一关联，是退税业务的最小单位。一个关联号反映了一笔完整的退税业务，包括进货业务与出口业务。在一个关联号内，一批进货数据对应一批出口数据，进货数量与出口数量应该相等。
在一次申报的同一关联号内同一商品代码下，应保持进货数量与出口数量的完全一致，进货、出口均不结余。在此情况下，存在四种进货与出口的对应方式：
一票出口对应一票进货
多票出口对应一票进货
一票出口对应多票进货
一个关联号内的进货或出口业务票数过多，其发生错误的概率也较高，若有其中一笔数据产生错误，则整个关联号内的数据都无法通过，因此建议出口企业在申报时尽量实现“一票进货对应一票出口”。
六、使用外贸企业出口退税申报系统(以下指8.1版)录入出口退税信息
----国税发[2005]68号。四、外贸企业应在货物报关出口之日（以出口货物报关单〈出口退税专用〉上注明的出口日期为准，下同）起90日内，向我局申报办理出口货物退（免）税手续。逾期不申报的，除另有规定者和确有特殊原因经批准者外，不再受理该笔出口货物的退（免）税申报。并视同内销征税
七、装订出口退税申报资料：
1．外贸企业按照税收专用缴款书或分割单，增值税专用发8票，收汇核销单，出口报关单的顺序装订(B类企业留存备查的出口发8票，增值税专用发8票，收汇核销单应按照申报电子数据的月份和录入序号顺序分别装订成册)。
2．保税区商贸企业按照税收专用缴款书或分割单，增值税专用发8票，收汇水单复印件，出口报关单，出口货物备案清单的顺序装订。
3、装订时企业打印的“出口货物退税汇总表”，“出口退税进项凭证申报明细表”，“出口退税出口申报明细表”应排列在其它单据之前，并要求明细表上的序号和单据装订的顺序相同。
4、每册的申报单据B类企业出口货物报关单不得超过100张,C类企业不得超过50张。
5、封皮规格长处38厘米，宽畅21.5厘米.
6、封皮应使用青岛市国家税务局进出口税收管理局统一印制的封皮.
7、封皮内容需填列清楚,完整,并加盖单位公章.
8、企业装订退税资料时,单据在整理后的长和宽不得超出封皮.
八、退税审核
1．正式审核完毕后，将无疑点的申报数据和按规定可以人工挑过的申报数据确认本次审核，通知企业于2日内送交《退税申请书》。
2．审核确认后，产生本次审核的应退税款，并将数据转到历史库备份。
3．在接到《退税申请书》并审核无误后，打印《退税审批表》，在《退税申请书》及《退税审批表》上签署意见，当日转交科长岗位复审后转计会科。
九、外贸企业：出口退税办理条件和所需材料
虽然出口退税对外贸企业的扶持力度大，但不少外贸企业主对办理程序和条件并不了解，所以才导致错失了这一政策福利。下面介绍出口退税办理条件和所需材料。
办理出口退税的条件：
1、必须属于增值税、消费税征税范围的货物；
2、必须是报关离境的货物；
3、必须是在财务上做销售处理的货物；
4、必须是出口收汇并已核销的货物；
5、获得出口货物的进项税发票。另外，出口退税需要的资料清单及申请退税的要求，必须取得对外贸易进出口经营权限备案、海关办理电子口岸IC卡、税局办理免抵退出口退税资格及去外汇局申请备案。
出口退税是指国家运用税收杠杆奖励出口的一种措施。换句话说，其实就是从国库里面“拿钱”，那肯定就必须有很多材料辅助、逐层申请。
欧阳翠华老师强调，出口退税是国家的一项贸易政策鼓励，想做出口退税的企业，那就必须明确的知道申请资料有哪些，只有这样才能压缩周期，让申请事半功倍。
出口退税需要以下资料：
1、采购合同
2、采购增值税专用发票
3、装箱单
4、代理报关委托书
5、报关单
6、销售合同
7、出口发票/形式发票
8、物流提运单
9、结汇水单或收汇通知书
10、如果产品需要商检的话，还需要提供产品的商检单。