(一)合同签订环节。依据贸易的真实性，签订与其相对应的合同。一是不得从事“假自营、真代理”出口业务。代理出口的，应由委托方申请退税并承担相应责任。代办退税的应在专用发票开具环节填入“代办”字样。二是不得从事“四自三不见”出口业务。即客商或中间人自带客户、自带货源、自带汇票、自行报关，出口企业不见出口产品、不见供货货主、不见外商的情况下进行的出口业务。三是可通过中信保对合作外商信用情况进行评估，降低贸易风险。
(二)出口报关环节。一是不得买卖报关单信息，通过报关行将他人出口的货物虚构为本企业出口货物。二是准确申报出口商品类别，出口货物真实情况与报关单载明的商品名称、数量、重量、单价应当相符。不得将低退税率产品申报为高退税率产品，不得将不退税产品申报为退税产品。三是应当按规定取得出口运输原始单据，特别是海运提单。有特殊原因无法取得的，应按政策规定取得具有相似作用的单证或有关第三方凭据证实。
(三)出口收汇环节。原则上付汇方为合同中明确的付汇对象，如果存在由第三方付汇的真实情况，应当将有关协议、说明备查。为避免汇率波动带来损失，在合同签订时，可以约定使用跨境人民币(非境内人民币)结算，不影响出口退税办理。对进口国有外汇管制的国家，可以采取“易货贸易”模式出口，不影响出口退税办理。未在规定期限内收汇，但符合《视同收汇原因及举证材料清单》所列原因的，留存《出口货物收汇情况表》及举证材料，即可视同收汇。
(四)单证备案环节。出口企业应在申报出口退(免)税后15日内，将所申报退(免)税货物的下列单证，按申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
一、出口企业的购销合同(包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等);二、出口货物的运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票);三、出口企业委托其他单位报关的单据(包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票)。
可以采取电子数据备案有关单证。但不得篡改备案单证，发现出口单证涉嫌造假的，应主动改正，并交回已退税款。
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