邮件是外贸人跟客户联系的最重要的工具，善用邮件，将会给你的事业带来新的转机。对于想要发展的新客户来说，邮件是最廉价也是最有效的方式。有人说SKYPE、ICQ等通讯工具也是联系客户的重要工具，但是毕竟这些通讯工具是即时的工具，除非你能可以即时解决客户的所有问题，否则如果不熟悉客户的话，建议不要用。
外贸人在发邮件时避免不了一个问题，那便是发出邮件没有人回复。但是我们需要有一个概念，那便是不退信的邮箱都是存在的，并且能够每天正常接收邮件。这是因为一个不存在的邮箱必然会自动退信。一般的企业邮箱都是有专门的人去接收和阅读信件的，只要一个邮箱3个月不登录便会被注销。
同时，我们也需要学会反思，为什么我们发出的邮件没有得到回复？一般而言，可以说是你的邮件并没有正中下怀，并没有直击用户的痛点。稍微加以总结便可得到以下可能：第一，对你的产品不感兴趣；第二，他并不需要你的产品；第三，他已经有固定的供应商了；第四，被当做垃圾邮件处理了；第五，没空回复。
同时，我们也需要明确一个前提，那就是，绝大部分的订单都是要跟客户聊了五次以上才能跟最后谈妥确定，因此，给同一个邮箱发5封邮件是再正常不过的事情。在发邮件的过程中，有三点是值得注意的。
第一，自然。所谓自然就是要做到每次发的邮件内容都要讲求真诚不敷衍，而不是每次的内容雷同。比如国外经常有休假的自动回复：我将在某一月某几日不在。这时就不应再发多封邮件打扰，等客户休假结束，我们可以再继续发邮件，可以以寒暄的方式说，我上次发给您的邮件不知道是否时候，需要不需要再重发一次。这样便是所谓的自然。
第二，简单。每个人的精力和时间都是有限的，长篇大论的邮件自然不会吸引人往下看。一般而言，含有80—100个单词的邮件较为适宜，最好能够利用这个篇幅来表达最准确的意思。
第三，专业。这就需要我们对自己的产品、外贸、国际物流等方面有足够的理解，邮件中最好能出现专业的词汇，以此来体现你对产品本身，对物流等方面的丰富的经验，这才能让客户对你产生信任。
作为外贸人，就需要对邮件有足够的热情，就要做到邮件虐我千百遍，我待邮件如初恋。就算客户回复说对你的产品不感兴趣，其实还是可以坚持发邮件，也许是因为客户比较满意现在的供应商。但是应该保持联系，时时保持你的热情，提出别人会回答的问题，耐心琢磨客户真正需要的是什么。也许100个的邮箱发一遍可能只有5封回复，如果你愿意发5次就有20封回复。客户回了邮件就有下订单的希望，哪怕他说现在不要；假如不发邮件，那么就一点希望都没有了。