首先，是由买家指定的货代（以下简称国外代理）发邮件或者通过其他联系方式联系其国内的公司或者合作方，告知shipper的联系信息。
其次，国内货代收到shipper的联系信息后，联系shipper询问货物状态，并发送邮件或者通过其他方式告知国外代理。如货物已好，可将预计出运的信息告知对方并询问是否可以安排出运事宜。如使用的国外代理的订舱约号，还要向其索要订舱约号，好提交给船公司。
需要特别注意的是，指定货是听收货人的指令，而不是听发货人的，当发货人有任何不符合常规的要求，都必须告知国外代理，在得到国外代理许可后方可安排，否则一律不能接受发货人的要求。尤其是当你第一次操作该发货人的货物的时候，更应该注意，以避免不必要的麻烦。
当得到国外代理的许可指令后，即可安排订舱拖车报关等事宜。当然，常期走货的稳定货物可边订舱边告知对方航次信息。同时，需要问对方，出具何种格式的HBL，通常来说，会是国外代理提供的HBL。
安排货物出运期间，如有任何货物状态更新及遇到何种问题，须及时和国外代理沟通。
货物装船出运后，在提单出具以后，需要向国外代理询问handling charge是多少，然后连同MBL,HBL，PSS（profit share sheet），以及其他清关单证（如代理问你要的情况下）发送给国外代理。
另外，由于同一个国家可能有多个合作的代理，切勿将不同代理之间的货物弄混淆，以免造成不必要的尴尬。而如果自己公司在该国有自己的分公司，也不可将分公司信息透露给国外代理，这样会让国外代理感觉你是和他在竞争，影响了今后的合作。