电话问询是贸易中一种很常见的方式。在外贸行业也是如此，SKYPE、AB客国际电话、全球电话等，通过电话沟通可以和客户很快解决生产或交易中遇到的各种问题，但对于很多新人来说很怕接国外电话，原因无非是英语不好，听不懂，不知道说什么?那么外贸新人又该如何做呢。
第一步：
看到有客户打来电话时，第一时间准备好纸笔，方便记录。(这个是避免手忙脚乱)尤其是心里没底的同学。
第二步：
接听后，礼貌的问候“HELLO”，然后通常他会首先说他要找谁，你听到你的名字就说“THIS IS *** SPEAKING”(礼节性问候，表示出亲切友好，并确认他没找错人)
第三步：
接下来他会连续性的讲他要讲的话，这个时候很可能你没有思想准备或者尚未进入状态。那么你最好将他引导按照你的提问方式来回答，而不是叙述。
你可以等 他讲完一句时马上插进去说：“Excuse me，who is that speaking?”他会回答你名字，你记下来，然后问他“Where are you from，please?”知道他是哪国人。然后问他“What is the matter with you?”然后他会说关于哪方面的，通常打电话过来的都是最近和你电邮联系过的，极少是新客人。
如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的，你就能马上知道他会讲哪方面问题啦，如果想不起来，那就听他讲一下是关于哪个问题的，如果你听到了，但是不太明白讲的什么，你重复他的话给他听，那他 会对你说的表示出“YES”或“NO”然后你再继续提问。(为找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容，以及引导他按照你的思路谈下去)
第四步：
在你判断出你是否能够了解他说的，如果可以继续，如果不可以你就说"我了解您讲的，但是请你再发一封邮件确认一下“I understand what you said，but could you send an email to me to confirm，please?”然后问他是否知道邮箱地址，不知道你就告诉他，请他发过来。
第五步：
如果通过国名人名没找到相关邮件，问一句他是否先前有发过邮件给你“Have you sent the email to me before?”然后注意听“YES”还是“NO”(这个是方便查找，即使当时没找到，现在找到他的邮件也不迟，回复时不要忘记加上一句“THANKS FOR YOUR CALLING”)
最后要说上一句Glad to speak with you，GOOD BYE。(最后是礼节性的了)
外贸新人接国外客户电话时，要注意的问题：
1、你不要自己心里有包袱，认为自己英语不好，从而没办法认真听对方讲的。(反正英语是不好，你就当是听不懂，能听一个是一个，就算全听不懂没人知道这通电话对吧)
2、你的语速很重要，你最好一个词一个词吐出来，一是方便对方听二是他会有意识的将语速放慢。
3、以上的用词都很简单， 但是自己大脑要有一定的条理。
外贸新人学习接国外客户电话平时要做的：
1、邮件最好用OUTLOOK能够按国家或按人名分类，这个时候就大有用场了。
2、几个简单的英语单词还是要会的，平时多读一下这几个常用 单词，争取发音准确。
3、多联系口语，买个耳麦，找几个愿意聊天的老外在线聊。一是了解人家能不能听懂你讲的二是熟能生巧，听多了保证你 会想听到老外的电话。
4、抓住每个进来的电话练习，找出一个适合自己听电话的方式。
以下是应对这类电话的常用语句：
Hello, this is Michelle speaking.
Who is that speaking? Where are you from?What’s the matter with you? Can I help you?
Who are you looking for? Oh, he/she is out, I’m his/her colleage. Can you call in later? or you can leave a tellphone number. I will tell/inform him/her to call you promptly as soon as/when he/she is back.
Excuse me, I don’t understand what you have said. I didn’t hear clearly.
Would you speak again please? Have you sent me an email before? Could you send the email to me please?
hank you for calling. Glad to speak to you. Hope I have helped you. You are welcome. Byebye.