采购流程自动化

采购流程自动化是使用技术和先进的计算机程序（例如采购软件）来管理从开始到结束的整个采购到付款周期，包括填写采购订单以提出请求，直至向供应商付款。

采购流程自动化的重要性

采购流程自动化对企业至关重要的原因有8个，下面以8Manage SRM采购管理系统为例逐一讲述：

1、减少人为错误

采购自动化软件减少了人为错误。这是因为采购部门在8Manage SRM采购系统中预先设置了参数、访问权限、供应商、表单和流程。

任何人都不能输入超出指定参数的信息或复制采购订单。如果发生这种情况，8Manage系统将不允许或将采购订单请求上报给正确的人。

2、设置特定参数

采购自动化系统和软件提高了对采购、采购订单、供应商和发票的控制水平。

首先，采购部门通过8Manage采购自动化系统预先设置供应商、采购订单信息和采购流程。需要某种原材料的生产线主管进入系统，搜索对应供应商，只需点击几下鼠标，几分钟就准备好了采购订单。然后，批准直接到达需要的人手中。

3、缩短订单生命周期时间

采购流程自动化可以提高效率并节省时间。自动化大大加快了整个流程的周期。当人们可以使用经验证的供应商列表更快输入信息时，供应商的交付周期会缩短，采购订单周期也会加快。

一些部署了自动化采购系统的企业，采购订单周期一般为两天；而没有使用采购自动化的企业则是七天。

节省时间就是节省金钱。有一个标准化的流程可以为每个人节省时间。

4、标准化采购流程

正确填写采购订单后，8Manage自动化采购系统会自动转到正确的人进行审批。如果请求需要进一步检查或批准，可以交给其他人进行进一步讨论。

标准化的采购流程可以防止乱花钱、超出预算和使用未经批准的供应商，因为你选择的采购软件会限制人们的行为，这取决于谁拥有管理访问权限和特权。

5、改进供应链管理

自动化采购系统可以帮助你管理供应链，因为它可以在一个地方收集和分析来自供应商的数据。

当发现首选供应商出现风险时，你可以通过集中的数据分析及时找到替换的供应商，从而不影响业务。多样化和敏捷的供应链要比停滞的供应链好得多，停滞的供应链在你需要原材料时会引发一系列问题。

6、分析数据

自动化采购软件可以深入挖掘财务数据。

7、将数据全部保存在一个位置

自动化采购系统将付款信息、供应商、采购订单等所有这些数据保存在一个地方，以便于参考。而且这种类型的系统减少了人为错误。

当你为企业投资合适的采购自动化系统时，它也是你收到的数据分析套件的一部分。

8、让员工专注于战略工作

这种战略规划和思维使你的企业更敏捷、更稳固，并能更好地处理未来可能出现的困难。采购系统不仅简化了你当前的流程，而且还为你提供了在未来改善公司财务状况的机会。

如何从采购流程自动化中获益？

采购流程自动化可为你节省时间和精力。它通过管理采购的各个方面来节省资金，以便你可以规划未来并加强企业的竞争力。随着时间的推移，你在该软件上的投资会得到回报。自动化采购流程有助于提高整个采购价值链的协作和参与度，包括规划、采购、合同管理、订单交付、支付控制和供应商管理。是帮助关键业务部门更有效地运作的一种方法。