采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。采购管理系统可以有效的为企业提供进出库的便捷方式，并且可以通过平常的系统录入可以进行直观的展示。
采购管理系统的产生背景20世纪90年代以来，经济全球化的趋势日益增加，信息技术的发展极为迅速，市场环境发生了根本性的变化。中国中小企业数量众多，改善管理、提高中小企业的经济效益对于中国国民经济的发展具有重要意义。采购管理系统体现了当今先进的企业管理思想，对提高企业的管理水平有着重要的意义。采购管理系统能够保证计划的准确性和采购的合理性，提升企业的竞争力。传统采购的重点放在与供应商进行商业交易的活动，特点是比较重视交易过程的供应商的价格比较，通过供应商多家竞争，从中选择价格最低的作为合作者。ERP模式下的采购及其特点是需求拉动模式，从采购管理向外部资源管理转变，从一般买卖关系向战略伙伴关系转变。
采购管理系统特点请购单生成：可由物品中长期采购计划直接生成请购单、MRP 计划任务直接生成请购单。
供应商管理：提供供应商报价管理；可限制订货的供应商。
质量检验：支持收货过程中的质量检验及质量控制。
支持库存订货点采购申请处理；通过请购单合并或拆分，自动生成采购订单；请购合并过程中，自动按订货批量政策生成采购条目；支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策；可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行，或一张采购订单的多个订单行；可将一笔请购拆分成多个采购订单；合并生成订单过程中，能自动索取供应商报价；一张采购单允许有多个交货日期及交货地点；支持无订单到货的接收处理；与库存子系统相连，到货入库，自动按库存单位转换，更新库存数量，同时生成入库单；采购收货支持库存批次及单件管理。
采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证核算采购成本；对采购单的处理灵活，随时可以维护，同时对已发放的订单可做中止；采购单可自动结清或手工强制结清；具有跟踪、催查采购订单的功能；可多角度的查询物品的请购，订购及收货入库的明细及汇总情况；从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估 可评价采购人员业绩；可分析采购成本差异。